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学习知识|如何做一名优秀的秘书，秘书应具备的能力( 七 )

小知识


事实上 ， 犯错误本身并不要紧 ， 要紧的是你要尽早与领导沟通 ， 以期得到领导的批评、指正和帮助 ， 同时取得领导的谅解 。
秘书与上司工作的配合既是一种助力 ， 也应该是一种合力 ， 应该是相加 ， 而不是想减或抵消 。 秘书与领导应该有不同的能力结构 。 秘书要在事务性和技术性工作中 ， 部分的代替领导的工作 ， 以节约领导的时间、体力和精力去关注更重要的事情 。 众所周知 ， 诚实、有信用、忠诚、友善在现代社会 ， 公民资本越来越受到重视 ， 无论是在政府还是在商界 ， 如果没有良好的信用和品格 ， 很难拥有一个长久的职务 。 要想成为一个成功的秘书、下属首先就是要把自己诚信的一面展现出来 ， 要做到言不信 。 秘书在领导身边工作 ， 有各种能带来名利条件的优势 。 所以要想做好一个秘书 ， 就必须具有正确的名利观 。 要安于本分 ， 不争名 ， 不图利 。
要善于体察 ， 为领导分忧解难 。 理解领导对各项具体工作的意图 ， 了解领导的工作习惯 ， 并科学合理的安排好自己的工作 ， 才能正确及时提供服务 ， 才能与领导之间打成默契配合的境地 。 乐于吃苦 ， 累而无怨 ， 作为秘书应该做到周密、细致、充分有效的提高自己的工作效率 ， 要忙而不乱 ， 少出披露 ， 作为助手的秘书人员付出的有效劳动越多 ， 越能提高领导的工作效率 。 上司也会更加信任和关怀秘书 。
怎么做好秘书工作？ 当好秘书的绝活
女性周刊
2005-05-13 18:33

秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！ 全能秘书的全部内涵 Monica 年龄：28岁 任职：4年 传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书. 首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑. 其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键. 另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历. 最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的. 沟通最重要 Jessy 年龄：22岁 任职：1年 时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力. 我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾. 做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力. 小心那些潜在的危机艾小姐 年龄：26岁 任职：3年 我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈！上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈. 现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率 。

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