2、用缩位拨号或单触键拨号发送文件
如果传真机具备快速拨号功能，且用户所需的电话号码已存入传真机，这时，将文稿放进文稿进纸器中，且选择好分辩率和对比度，按下相应的缩位拨号键或单触键，传真机将开始自动拨号，拨通以后的操作方法同上面的手动发送 。
有的传真机具有自动发送状态，这时它会发一个标识自己之后，可自动转入启动发送状态，在单触键或缩位键拨号是传真的单音信号（CNG），对方传真机若为自动接收的话，在收到该CNG信号后，便自动进入传真状态，进行传真通信；对方传真机若是手动接收的话，对方操作员听到类似于“哔”音的CNG信号后，便可按下“启动”键，开始传真文件的接收 。
——接收文件
从传真机的发送文件来看，接收文件亦被分为两种状态 。
-自动接收 。 自动接收时，传真机必须是处于自动接收状态，可用键选择或者通过编程设置；通常会有自动接收批示灯批示或在显示屏上显示现时为自动接收状态 。
对方发送的传真到来时，电话铃在响若干声后（可按要求设置）即转入自动接收，接收对方来的的传输文稿 。
接收完毕，若成功，则会有通信成功的信息显示；不成功，则会有出错信息显示或告警 。
-手动接收 。 在传真机处于手动接收的状态下，电话铃声响声后，即可进行接收操作，具体可分两种情况：A如果对方是手动发送，回答呼叫，按照对方要求，按下“启动”键，挂下话筒，便可接收对方来的传真文件；B对方是自动发送时，在拿起话筒时，会听到类似“哔”音的CNG信号，这表明对方是自动发送传真状态，这时按下“启动”键，便能接收文件 。
传真机怎么用？ 使用方法如下：
——传真机的连接
传真机背后有一个插座标有“LINE”，从该插座引出的两线用于与电信局来的两条电话线相接 。
有的传真机本身不带电话机，它通常还有“TEL”插座，在此可以接上一个电话机 。
电话机和传真机实际上是串行连接的（包括自身带电话机的传真机，其内部亦如此） 。 有人将电话机与传真机并联相接，即电话机直接联到“LINE”上，这时如果采用该电话机拨号来进行传真机发送，则会出现通信失败的现象，原因是传真机内部线路并没有转换到外部“LINE”上去 。
——发送原稿的准备
一台传真机收到文件的质量部分取决于发送的原文件的质量，以下几点将有助于得良好质量的原稿文件；1用打字机机打印；2用黑墨水书写3用白色或浅色的纸 。
为了慎重起见，用户有在传真之前，可以先将原稿文件用该传真机复印一下，扶持它送到收端的质量如何，通过调对比度、清晰度（分辩率）或选用图片（半色调）方式可以改善传送原稿的质量 。
如果被传真的文件纸非常薄（厚度小于0.06mm），或非常厚（厚度大于0.15mm），或者文件有折叠、扭曲、撕破、粘贴，则可将原件用复印机复印后再传送 。
传真机通常备有一张用透明纸做的载体，如果被传真的文件胡折叠、扭曲、破损或粘贴而无法复印时，可将其夹入载体进行传送 。 将原稿入入载体夹使有文字的的那面朝透明纸面 。
如果被传送文稿尺寸大于传真机所能接收的最大宽度，或者小于所能接受的最小宽度，亦可先用复印机进行缩小复印或放大复印，使之成为能够传送的文件 。
——复印操作
复印操作是传真机最为简单的操作，但它的意义却不简单 。
首先，它有类似于复印机的功能 。 有的传真机设有专门复印键，将文稿放在进稿器上，按下该复印（COPY）键，即可完成复印动作，通常复印操作均按“FINE（清晰）”方式进行 。 现在市场有些中高档传真机也具有增强复印功能，比如放大/缩小复印，复印缩放范围一般为25%~200%，排序复印等；目前大多数传真机的复印键盘和启动键是合二为一（START/COPY）的，这时，要进行复印操作的话，需首先确认传真机线路是处于未接通的状态，否则，按下“START/COPY”键，将成为发送状态 。
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